Wieso du dein Prozess­management in Microsoft 365 integrieren solltest!

Die erfolgreiche Einführung eines Prozessmanagement-Systems kann, bei unklaren Zielstellungen und intransparenter Kommunikation des Einführungsprojektes, zu einer ziemlichen Mammutaufgabe heranwachsen. Prozessmanagement ist in der heutigen Unternehmenslandschaft schon lange nicht mehr nur ein reines Top-Level-Manager-Thema, das nur betrieben wird, um die nächste ISO zu schaffen und daraufhin 2 Jahre digitalen Staub sammeln darf; diese Herangehensweise verurteilt das Prozessmanagement häufig bereits vor der Einführung zum Scheitern. Nein, Prozessmanagement ist heutzutage ein holistisches Optimierungs- und Transparenzprojekt, welches nur dann wie gewünscht funktionieren wird, wenn die gesamte Belegschaft mitzieht - und dabei auch mitgenommen wird. Vorbei sind die Tage, in welchen ein einzelner Prozessmanager aus seinem „Elfenbeinturm“ heraus die Idealvorstellung der Prozesse des Unternehmens abbildet, um sich dann auf die Schulter zu klopfen und nach einer gewissen Zeit genau dasselbe nochmal zu machen. Nein, so läuft es heute (häufig) nicht mehr.

Stichwort Unternehmenskultur

Viele Unternehmen erwarten von ihrem Prozessmanagement heute auch schlichtweg mehr. Das Prozessmanagement soll als Basis dafür dienen, die Abläufe des Unternehmens zu optimieren. Dazu baut das Unternehmen auf die Mithilfe von denjenigen, die am täglichen Doing beteiligt sind und die tatsächlich die „Experten“ der Prozesse sind: den Mitarbeitern. Der allgemeine Mitarbeiter ist dabei natürlich auch daran interessiert, dass seine Prozesse optimiert werden. Dass Menschen überall Gewohnheitstiere sind, ist immerhin schwer übertrieben: wer möchte nicht besser oder schneller oder leichter arbeiten? Eine Kultur der stetigen, konstanten Verbesserung ist demnach sehr realistisch in jedem Unternehmen implementierbar…allerdings müssen der Belegschaft dafür auch die Mittel zur Verfügung gestellt werden, um ihre Abläufe verbessern zu können. Eine Möglichkeit hierfür besteht in der Einrichtung eben eines Prozessmanagement-Systems.

Allerdings ist auch das natürlich noch nicht die allheilige Lösung, denn das Problem bei solchen Systemen besteht des Öfteren darin, dass sie beinahe alle für die „alte“ Arbeitswelt entwickelt worden sind: wenige Manager benutzen das System; viele der Mitarbeiter werden das Innere des Systems nie erblicken – und selbst wenn sie es tun, dann blicken sie häufig sowieso nicht durch, da das System so umständlich gebaut ist.

Eine Lösung für die Zukunft

Um die Bedienbarkeit des Systems soll es in diesem Beitrag nicht gehen, für das Problem mit dem Zugriff haben wir aber einen Lösungsvorschlag parat. Wir suchen eine Möglichkeit, wie wir unseren Mitarbeitern so einfach wie möglich Zugriff auf unser Prozessmanagement-System verschaffen können.

Die Idee: Das System einfach in eine Umgebung integrieren, in der die Belegschaft sowieso schon arbeitet, in diesem Fall also die Microsoft 365-Umgebung.

Angemeldet wird sich über die Active Directory, also direkt über den täglich verwendeten M365-Account, viel leichter wird es nicht! Jetzt am besten noch das System da nutzbar machen, wo der Mitarbeiter eh jeden Tag arbeitet, also, keine Ahnung, zum Beispiel in der Teams-App, und das Paket ist perfekt. Plötzlich wird dem Mitarbeiter das Mittel gegeben, ohne vorherigen Umweg zu einem Prozessmanager (oder ähnlichem) in das System einzutauchen und sich damit vertraut zu machen, um an die ersehnte Optimierungs-Arbeit zu gehen. Perfekt, oder? Wo man ein solches Paket bekommt? Wir hätten da was.