Visualize to Optimize: Warum Flowcharts echte Gamechanger sind!

Ein Blick zur Quelle

Gehen wir erstmal einen Schritt zurück: Was genau ist denn nun ein „Flowchart“? Der künstlich intelligente Helfer des Vertrauens könnte auf diese Frage hin eine Definition der folgenden Art fabrizieren:

„Ein Flowchart ist eine visuelle Darstellung eines Prozesses, Systems oder Algorithmus, die aus verschiedenen symbolischen Formen wie Rechtecken, Rhomben, Kreisen und Pfeilen besteht. Diese Symbole repräsentieren die verschiedenen Schritte, Entscheidungen, Aktionen und Verbindungen im Prozess.“

Gut, danke, Beitrag beendet, oder? Naja, rollen wir das mal auf: Ein Flowchart macht also nichts anderes, als die einzelnen Schritte eines Prozesses grafisch darzustellen. Verschiedene Arbeitsschritte, Entscheidungen und etwaige andere Ereignisse, die während des Prozesses auftreten können, werden anhand verschiedener geografischer Formen unterschieden. Durch den Einsatz von Pfeilen wird die Reihenfolge des Ablaufs, beziehungsweise der „Fluss“, in dem Aufgabenerledigt werden sollen, verdeutlicht. Es entsteht ein verbundener Graph, der von einem (oder mehreren) Startereignis(en) aus weg hin zu einem (odermehreren) Endpunkt(en) gelesen wird, potenziell mit der ein oder anderen Schleife auf dem Weg dorthin. Das Ganze könnte dann wie folgt aussehen:

Die Frage, wieso also genau diese Darstellungsform für die Visualisierung von PROZESSEN genutzt ist, erübrigt sich hier: wir visualisieren ja nun einmal GENAU DAS, einen ABLAUF.

Wenn’s einmal fließt....

Lenken wir unsere Aufmerksamkeit also stattdessen auf die Vorteile der Darstellung eines Prozesses als Flowchart; schließlich könnte ich meinen Prozess genauso gut auch als Fließtext, tabellarisch oder auch als Checklistefesthalten.

Klare Visualisierung: Naja, zuerst einmal ist eine Visualisierung natürlich schneller und einfacher zu verstehen als ein großer Haufen Text. Durch die visuelle Komponente ist vor allem die Struktur des Ablaufs deutlich besser nachzuvollziehen; ein Faktor, der speziell dann wichtig wird, wenn mehr als ein Strang gleichzeitig abläuft, oder eben Schleifen auftreten können. Gerade hier bietet ein Flowchart große Vorteile auch gegenüber einer tabellarischen Darstellung.

Optimierungspotential identifizieren: Die bessere Sichtbarkeit und Verständlichkeit der einzelnen Arbeitsschritte sorgen dafür, dass leichter offensichtlich wird, an welchen Stellen im Prozess Probleme auftreten können. Das Marketing-Team generiert massenhaft Leads, beim Vertrieb landen aber nur eine Hand voll? Dann läuft wohl in der Kommunikation zwischen den Abteilungen etwas falsch. In diesem Sinne kann zeitgleich besser nachvollzogen werden, wenn Fehler im Prozess auftreten, und wie sie behoben werden können.

Effektive Kommunikation: Die Darstellung eines Prozesses als Flowchart schafft eine “gemeinsame Sprache” für alle beteiligten im Unternehmen, völlig unwichtig, aus welcher Abteilung oder von welchem Standort sie kommen mögen. Die C-Level Managerin sollte die Flowchart genauso gut lesen und verstehen können, wie ein Azubi in der Produktionsabteilung (Meinung des Autors: und wenn das nicht der Fall ist, macht ihr vielleicht etwas falsch).

Simple Standardisierung: Die Darstellung als Flowchart bietet eine effiziente Basis für die Standardisierung von Prozessen. Wenn alle wissen, wie der Prozess grafisch aussehen muss, wissen sie auch, wie er in echt durchgeführt werden muss. Das sorgt zudem für konsistentere Ergebnisse.

Zusammenhänge verstehen: Flowcharts zeigen transparent die Beziehungen zwischen verschiedenen Aktivitäten eines Ablaufs. Diese Transparenz sorgt dafür, dass für jeden Verständlich ist, welche Rolle er im Ablauf einnimmt, und wie er mit dem Rest der Belegschaft in Bezug auf diesen Prozess interagiert.

Messung von KPIs: Flowcharts bieten eine ideale Grundlage, um Leistungskennzahlen (KPIs) zu definieren: da jeder Schritt und jede Entscheidung im Prozess klar definiert wird, kann die Leistung des Prozesses besser analysiert und überwacht werden.

Ohne Einfachheit und Klarheit staut es sich

Natürlich gelten sämtliche dieser Vorteile nur dann, wenn sie wirklich verständlich sind. Das heißt, die Flowchart muss so präzise und detailliert sein, dass sämtliche Facetten eines Prozesses im Handumdrehen verstanden werden können, sollte aber nicht so kompliziert sein, dass potenziell Verwirrung oder Unverständnis auftreten kann. Diese “goldene Mitte” zu treffen, bedarf viel Fingerspitzengefühl des Prozessverantwortlichen.

Die Erstellung und Aktualisierung der Flowcharts ist zudem mit einem gewissen Aufwand verbunden; sowohl in der Erstimplementierung als auch in der kontinuierlichen Pflege. Dabei sei auch gesagt, dass die eher statische Natur eines Flowcharts natürlich nicht für jeden Prozess idealgeeignet ist und teilweise auch die Dynamik der “echten Welt” nicht immer ohne weiteres einfängt.

Dabei sei aber gesagt, dass genug Sorgfalt und Erfahrung des Prozessverantwortlichen im Unternehmen hier Abhilfe schaffen kann: es ist am Prozessmanager, hier die richtige Mitte für das Unternehmen ausfindig zu machen und durchzusetzen.

Fazit: Der Fluss mündet oft in Erfolg

Nicht ohne Grund werden Flowcharts für jedwede Abläufe verwendet: sie bieten einfach eine simple Art und Weise, eine klare und transparente Kommunikation von Abläufen zu implementieren. Flowcharts bieten die Möglichkeit, sowohl einzelne Schritte als auch ganze Prozesse, umfangreich zu analysieren – und bieten bei korrektem Umgang quasi keine Nachteile.

Also, worauf wartest du? Ab geht's, erstell für deine Abläufe doch mal eine Flowchart!

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