Prozessoptimierung für Fortgeschrittene? So geht’s richtig!

Was ist eigentlich das ultimative Ziel des Prozessmanagements? Während es für diese Fragstellung sicherlich vielerlei Antwortmöglichkeiten gäbe, so sticht eine dieser Optionen stets aus der Masse heraus:  

Ziel eines jeden Prozessmanagements ist die Optimierung der Gesamtheit der eigenen Arbeitsabläufe auf Basis einer Potentialanalyse der aktuellen Abläufe hin zu einer idealisierten Soll-Vorstellung einer vollständig effizienten Version dieser Vorgänge.

Oder, für diejenigen, denen diese (vom Autor möglicherweise absichtlich verkomplizierte) Erklärung zu lang war: das Endziel des Prozessmanagements ist klassischerweise die Prozessoptimierung.

‍

Das rational dahinter ist schnell erklärt: Was ist in der heutigen Wirtschaftslandschaft eine der essenziellsten Tugenden? Richtig, Effizienz - sei es im Hinblick auf Kosten, Zeit, Verbrauch von Ressourcen oder sonstigen Determinanten. Wie erreiche ich einen effizienten (oder zumindest effizienteren) Zustand? Indem ich Lücken (und damit Potentiale) in meinen Prozessen aufdecke und versuche, diese zu schließen. Hieran lässt sich im Übrigen auch das steigende Interesse an Prozessmanagement-Systemen im Allgemeinen erklären: nirgendwo findet sich eine bessere Alternative, um eben die eigenen Optimierungspotentiale zu offenbaren und anschließend systematisch umzusetzen.  Die Prozessoptimierung basiert also auf der durch das Prozessmanagement selbst gegebenen Möglichkeit, die eigenen Unternehmensprozesse nachvollziehen und analysieren zu können. Wer hätte gedacht, dass die Darstellung der eigenen Unternehmensabläufe in einem übersichtlichen, für jedermann (und natürlich auch jederfrau) einsehbaren System doch so viel Nutzen haben könnte?

Gut, du magst dich jetzt Fragen „Wann kommt er denn jetzt mal zum Punkt? Wie setzte ich das denn als Profi um???“ Geduld, junger Padawan, ich bin ja schon dabei…

‍

Prozessoptimierung für Gewinner

Klingt reißerisch, so schlimm ist es aber gar nicht. Denn auch beim Thema „Prozessmanagement“ und „Prozessoptimierung“ gibt’s Unterschiede ob der Herangehensweise und Durchführung. So ist es im Prozessmanagement nicht selten der Fall, dass die aktuell im System hinterlegten Prozesse mehr eine Vorstellung des zuständigen Managers sind als eine Darstellung der Realität des Prozesses. Wieso das zu Problemen führen kann, ist denke ich klar: was hilft es dir in der Praxis, ein rein theoretisches Konstrukt des Prozesses zu optimieren? Nein, um wirklich Erfolg bei der Optimierung deiner Prozesse (und damit folgend auch mit deinem gesamten Prozessmanagement!) zu haben, musst du den REALEN Prozess stetig verbessern. Das mag auf den ersten Blick beinahe antithetisch zur eingänglichen Definition der „Entwicklung hin zu einer idealisierten Soll-Vorstellung des Ablaufs“ klingen, allerdings ist es eben auch wichtig, bei der Entwicklung dieser Idealvorstellung die jetzigen Verhältnisse und vor allem den Weg hin zur Optimierung zu betrachten (oder den Prozess zum Prozess, wenn man so will!). Der größte Fehler bei der Prozessoptimierung besteht also darin, die realen Gegebenheiten der vorhandenen Prozesse zu missachten und somit nicht das Unternehmen, sondern nur das Ideal des Unternehmens weiter zu verbessern. Was tun wir nun dagegen?

Prozessoptimierung als Teil der Unternehmenskultur

Sagen wir es so: es hilft, wenn dein Prozessmanagement-System nicht nur DATEN-, sondern außerdem auch FEEDBACK-getrieben ist. Die Kombination aus echtem Mitarbeiter-Feedback, gepaart mit der Kraft der Daten, die im System hinterlegt sind, macht dein System nämlich zur absoluten Optimierungs-Maschine! Zusammengefasst sind also dies hier die wichtigsten Attribute, anhand deren du deine Prozessoptimierung ansetzen kannst:

• Ein Prozessmanagement-System, dass die Prozesse deines Unternehmens, samt sämtlicher dazugehöriger Informationen, aufnimmt und übersichtlich für dich und deine Mitarbeiter darstellt.
• Die Implementierung dieses Systems als Feedback-getriebenes Tool zur Optimierung des Unternehmens, um für sämtliche Prozesse auch stets den Ist-Zustand zu dokumentieren.

Ein solches System, welches durchaus eine gewisse prozessbezogene Unternehmenskultur der stetigen Verbesserung bedarf, hilft dir und deinem Unternehmen dann schlussendlich genau dabei, wofür du es angeschafft hast: bei der Verbesserung deiner Prozesse. Daten- und Feedbackgetrieben.  

‍