Warum aiio und Office 365 zusammengehören

An Microsoft 365 kommt niemand vorbei!

Microsoft 365 und Office 365 (ehemals nur Office 365) ist DAS Office-Software-Abonnement von Microsoft Office. Microsoft hat Office 365 als Weiterentwicklung von Microsoft Exchange E-Mail und der Office Suite entwickelt, mit der viele Mitarbeiter bereits vertraut sind. Für unfassbar viele Office-Worker ist Microsoft Office seit Jahrzehnten praktisch der „kleinste gemeinsame Nenner“ der dokumentenbasierten Office-Kommunikation. Mit Office 365 wurden diese Dienste in die zuverlässige Microsoft-Cloud verlagert, mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet, abonnementbasiert und mit anderen Produktivitätstools wie Teams und SharePoint kombiniert und um Digitalisierungshilfen wie Power Automate angereichert.

Gleichzeitig hat – nicht nur aber auch – Corona das Zeitalter der Digitalisierung beschleunigt. Immer mehr Prozesse, wie beispielsweise Bewerbungen, Stellen eines Urlaubsantrags oder die An- und Ablage von Personalakten laufen immer häufiger ausschließlich digital ab. Verlagerungen von Tätigkeiten ins Home- oder Mobile Office funktioniert natürlich auch praktisch nicht mit analogen Handakten.

Mit Blick auf die hohe Marktdurchdringung von Microsoft 365 (z.B. im Vergleich zum Wettbewerbsangebot Google Workspace von Google) wird damit Microsoft 365 zu einem ganz wesentlichen „Digitalisierungshub“ vieler Unternehmen. Die Digitalisierung von Prozessen soll dazu beitragen, Aktions-und Reaktionszeiten im Alltag zu verkürzen; in und zwischen Unternehmen. Digitalisierung soll Modern-Work-Konzepte ermöglichen; ortsunabhängiges Arbeiten ist dabei nur eine Facette.

Betroffene zu Beteiligten machen!

Wenn Digitalisierung aber nicht nur darin bestehen soll, einfach manuelle Prozesse zu kopieren und digital „anzuhübschen“ (nein, ein Papierformular durch einen PDF-Download zu ersetzten, ist nicht Digitalisierung, sondern bestenfalls „Elektrifizierung“), sondern zu überprüfen und zu optimieren, müssen diese bekannt und beschrieben, sicht- und diskutierbar sein. Und dieses Beschreiben und Diskutieren von Prozessen und Strukturen sollte die einbeziehen, die täglich mit den Prozessen leben. Betroffene zu Akteuren machen! Werden derart unter Einbeziehung des „Wissens der Vielen“ beschriebene Prozesse digitalisiert, so führt dies viel wahrscheinlicher zu gelebten Prozessen als Prozessdesign aus dem Elfenbeinturm. Prozessdiagramme sind keine Papierleichenmehr, sondern werden so zur wichtigen Grundlage für Digitalisierungsziele.

Naheliegend ist also eine Integration des Prozessmanagements in diese tägliche Arbeitsumgebung. Darum haben wir aiio in Office 365 integriert. Anwender können über Microsoft Teams – der „Zusammenarbeitszentrale“ von Office 365 - auf aiio zugreifen und Inhalte gemeinsam bearbeiten. Dokumente, die in diesem Zusammenhang entstehen oder verwendet werden, werden im SharePoint Online des eigenen Office 365-Tennants abgelegt; so verlassen keine Daten das eigene „digitale Büro“. Auch eine separate Nutzerverwaltung entfällt; aiio nutzt die Nutzerverwaltung von Office 365.

aiio ist da, wo seine Nutzer sind. Immer nur einen Klick von der aktuellen Arbeitsaufgabe entfernt.