Prozessmanagement vs. Projektmanagement - Was ist der Unterschied?

Dass Unternehmen vor unterschiedlichsten Aufgaben und Abläufen gar überquellen, dürfte für niemanden, der es bis hierhergeschafft hat, eine Überraschung sein. Um da noch irgendwie den Durchblick zu behalten, wurden über die Jahre einige Organisationsmethoden entwickelt; unter anderem die beiden titelgebenden dieses Beitrags: Prozessmanagement und Projektmanagement. Wir werden uns im Folgenden mit den Unterschieden der beiden auseinandersetzen!

Zu Beginn…eine KI-basierter Vergleich

Wer (wie meine Wenigkeit) zu den „First-Movern“ gehört, die seit diesem Jahr statt Google für eine solche Problemstellung erst einmal ChatGPT konsultieren, der könnte beim richtigen Prompt an den KI-Helfer bereits über diesen Vergleich gestolpert sein (ich zitiere):

„Prozessmanagement ist wie das Feilen an einem Werkzeug, um es besser zu machen, während Projektmanagement wie das Zusammenbauen eines neuen Werkzeugs ist, um ein spezifisches Ziel zu erreichen“

Anhand dieser Metapher lässt sich bereits eine erste Feststellung zur Natur beider Methoden tätigen: Prozessmanagement beschäftigt sich mit wiederkehrenden Arbeitsabläufen, während sich Projektmanagement auf einmalige Ereignisse bezieht. Gut für den Einstieg? Sehr schön.

Prozessmanagement – Der Alltagsheld

Der Vergleich lässt sich natürlich auch noch detaillierter ausführen. Prozessmanagement ist trivialerweise deutlich enger an das tägliche „Doing“ eines Unternehmens angeknüpft, da es eben die wiederkehrenden, teils mehrmals täglich durchgeführten Arbeitsabläufe in einem Unternehmen überwacht. Der Nutzen von Prozessmanagement stoppt aber natürlich nicht bei der reinen Überwachung der Abläufe, sondern bezieht sich außerdem auf die Verbesserung der Prozesse. Prozessmanagement soll helfen, die Effektivität oder sogar die Effizienz eines Ablaufs zu verbessern und somit dafür zu sorgen, dass Aufgaben effektiver erledigt werden. So kann Prozessmanagement Unternehmen dabei unterstützen, Kosten zu senken oder auch die Qualität der eigenen Produkte/Dienstleistungen/Arbeitsabläufe zu steigern, um so auch die Kundenzufriedenheit zu steigern. Prozessmanagement kann in diesem Sinne auch eingesetzt werden, um besser auf Kundenbedürfnisse einzugehen.

Natürlich gibt es, bei aller Euphorie über den Nutzen von Prozessmanagement, auch ein paar Makel. So ist die (Erst-)Implementierung von Prozessmanagement häufig mit einem großen administrativen Aufwand verbunden, der (speziell bei falscher Durchführung und Herangehensweise) viel Zeit und Ressourcen fressen kann. Auf der anderen Seite muss Prozessmanagement auch so holistisch angegangen werden, dass eben auch die gesamte Belegschaft mitgenommen wird (shameless plug: wie genau das aussehen kann, haben wir unter anderem hier zusammengetragen <3), da sich sonst Widerständeinnerhalb des Unternehmens und der Mitarbeiter entwickeln können.

Projektmanagement – Für die besonderen Anlässe

Projektmanagement auf der anderen Seite beschäftigt sich mit der Planung, Durchführung und Überwachung von (drum roll please) Projekten. Diese sind zeitlich begrenzt und verfolgen ein spezifisches Ziel; Projektmanagement betrifft also deutlich spezifischere und vor allem seltener geschehende bis einmalige Abläufe, die in einem Unternehmen stattfinden. Projektmanagement arbeitet sehr ergebnisorientiert und fokussiert, um alle Aspekte eines Projektes im Überblick zu behalten. Projekte finden oft in einem klar festgelegten Zeitrahmen statt, in welchem sie fertiggestellt werden sollen. Gleichzeitig gibt es für Projekte auch im Voraus festgelegte Budgets, die ebenfalls nicht überschritten werden sollten. Projektmanagement ist demnach auf Effektivität ausgelegt. In diesem Sinne besitzen Projekte zudem häufig eine hohe Planbarkeit (wenngleich die Realität häufig auch mal…anders aussieht… *cries in BER*).

Auch Projektmanagement verfügt natürlich über einige Nachteile, allen voran die beschränkte Anwendbarkeit der Methode: da sich Projektmanagement eben mit NICHT (oder sehr selten) wiederkehrenden Abläufen befasst, ist es für häufiger wiederkehrende Arbeitsabläufe nicht geeignet; es funktioniert also nur in seinem abgegrenzten Zeitrahmen. Gleichzeitig birgt Projektmanagement (oder Projekte im Allgemeinen) durch die erhöhte Komplexität so ein deutlich höheres Risiko als die wiederkehrenden Abläufe des Prozessmanagements. Zudem ist auch Projektmanagement mit hohem Planungsaufwand und intensiver Koordination verbunden, was sowohl zeit-, als auch kostenintensiv sein kann.

„Wat nehm‘ wir nu?“

Solltest du dir gerade diese Frage gestellt haben, lautet die Antwort wie so oft: „kommt drauf an“. Beide Methoden haben ihre Anwendungszwecke, ich habe zur besseren Visualisierung jeweils ein Anwendungsbeispiel für Prozess- und Projektmanagement (sponsored by KI) mitgebracht, die sich in diesem Fall auf einen Hersteller mit Online-Vertrieb beziehen:

Ein Beispiel für Prozessmanagement wäre die Optimierung des Bestellvorgangs in einem Online-Shop. Der aktuelle Bestellprozess wird analysiert, Engpässe und ineffiziente Schritte werden identifiziert, um so Verbesserungsvorschläge zu erarbeiten. Die Optimierung des Bestellvorgangs sorgt dafür, dass Bestellungen schneller bearbeitet werden, was zum einen Kosten senkt und zum anderen die Kundenzufriedenheit erhöht.

Projektmanagement wird für die Einführung eines neuen Produkts angewandt. Es wird ein Projektplanerstellt, der die verschiedenen Schritte der Produktentwicklung und -einführung festlegt (dazu gehören Marktanalyse, Produktentwicklung, Marketing und Vertrieb). Das Projekt wird während der gesamten Dauer überwacht, um sicherzustellen, dass das Produkt rechtzeitig und im Rahmen des vorher festgelegten Budgets auf den Markt gebracht wird.

Fazit: Vor allem die Kombi ist nützlich!

Im Endeffekt schlägt hier also keine der beiden Methoden die andere. Prozessmanagement ist allgemeiner einsetzbar, während Projektmanagement dafür die Nase vorn hat bei außer-täglichen Anwendungsfällen, die ebenfalls häufig genug auftreten. Damit lässt sich allerdings auch schließen, dass ein Unternehmen bestenfalls beide Methoden verwenden sollte, um so sowohl tägliche, als auch spezifischere Aufgaben und Abläufe im Griff zu haben.

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